KI im Projektmanagement – Der neue Assistent im Projektoffice

KI im Projektmanagement – Der neue Assistent im Projektoffice

Die KI (Künstliche Intelligenz) ist auf dem Weg ein fester Bestandteil unsere Gesellschaft zu werden. Die meisten von uns kennen KI-Systeme aus dem Bereich des autonomen Fahrens oder von medizinischen Diagnosesystemen. Bestenfalls wissen einige, dass hinter Siri, Alexa, Watson und Co. eine KI-System steckt, jedoch nur wenige wissen, dass im stillen immer mehr KI-Systeme in der Verwaltung als Sachbearbeiter eingesetzt werden. Versicherungen sind hier das beste Beispiel. Der Wandel vollzieht sich im Stillen und wird unsere Gesellschaft, so hoffe ich, zum besseren Verändern.

Wie sieht die Situation im Projektmanagement aus? Da die Projekte immer komplexer werden, werden Projektoffices zum großen Teil immer stärker mit „trockener“ und unübersichtlicher Sacharbeit in der Projektverwaltung konfrontiert und deswegen bleibt dem Projektmanagement immer weniger Zeit für das wesentliche im Projektmanagement. Der Kommunikation!

Was wird passieren? In Grunde genommen, wird hier eine ähnliche Entwicklung stattfinden wie in der Versicherungsbranche. Die KI wird durch ihren Einzug in die Projektoffices immer mehr Aufgaben übernehmen. Dies werden voraussichtlich die folgenden sein:

  • Projektplanoptimierung
  • Projektdiagnostik
  • Projektstatusreporting
  • Projektpriorisierung
  • Ressourcenverwaltung

Projektplanoptimierung:

Die Projektplanoptimierung ist eines der Königsaufgaben eines Projektmanagers. Vor allem wenn es um mehrere Projekte geht, welche durch Ressourcen, Termine und Leistungen miteinander verschränkt sind. Ähnlich wie beim „Schach“ oder „Go“ verliert der Mensch den analytischen Überblick und versucht dies intuitiv durch seine kognitiven Möglichkeiten zu optimieren. Hier wird in Zukunft ein KI-System unterstützend zum Einsatz kommen.

Projektdiagnostik:

Die Frage die sich jeder Stakeholder und Projektmanager stellt ist; Wie steht es um mein Projekt wirklich? Diese Informationen zuverlässig zu bekommen ist zum großen Teil eine Frage der Erkennung von spezifischen Mustern. Ein guter Projektmanager wird immer an der „Pulsader“ des Projektteams hängen, doch am Ende wenn es mehrere Projekte in einem Programm sind, wird er aus einer ganz anderen Perspektive auf die Projekte schauen. Verhaltensmuster außerhalb von Meilensteintrendanalysen werden immer stärker an Bedeutung bekommen. Dieses wird in Zukunft von einem KI-System erledigt werden.

Projektstatusreporting

Die Berichterstattung an die Stakeholder ist eine typische Tätigkeit des Projektmanagers und gehört quasi zum täglichen Brot. Es wird viel Zeit und Energie (also Leistung J) investiert. Auch hier wird in Zukunft ein KI-System zum Einsatz kommen, welche eine kognitive Vorverarbeitung der Berichterstattung übernehmen wird.

Ressourcenverwaltung

Das leidige Thema der Ressourcenverwaltung. Ein Kampf zwischen Linie und Projekt. Wenn die Projektmitarbeiter in der Zukunft ihre Stunden zu den Projekten in ein KI-System eingeben, wird dieses in der Lage sein nicht nur der Linie oder dem Projektmanagement Auskunft über die verfügbaren Ressourcen geben, sondern diese auch transparent für die Stakeholder darstellen, so dass Entscheidungen denen gegenüber nachvollziehbar begründet werden können. Dies wird die Sternstunde von projektunterstützenden KI-Systemen werden.

Was bedeutet dies für das Projektoffice? Es wird den klassischen Projektassistenten in der jetzigen gewohnten Form in der Zukunft nicht mehr geben! Die Last wird sich stärker auf „soft Skills“ und „soziale Kompetenzen“ des Projektmanagers verlagern und die ZDFs (Zahlen Daten Fakten) den KI-Systemen ergänzend überlassen werden. Der Projektassistent von morgen wird wie Alexa, Siri, Watson und Co. ein Ansprechpartner sein. Der KI-Assistent wird sich verbal äußern und sogar visuell über eine AR (Augmented Reality) für das Projektteam sichtbar sein.

So wird die Zukunft des Projektmanagements aussehen!

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