Wie schätzt man einfach und zuverlässig Projektaufwände?

Wie schätzt man einfach und zuverlässig Projektaufwände?

Im Projektgeschäft muss oft geschätzt werden. Vor allem dann, wenn es bei Angeboten um Projektaufwänden geht. Wer kennt die Frage „Wie hoch ist der Aufwand in  Manntagen und wie lange wird das dauern?“ nicht? Und wenn man dann seine Schätzung abgibt, wird diese sofort vom Vorgesetzten/Kunden auf die „richtige Zahlen vervollständigt“. Doch was (effektiv) und wie (effizient) sollte man Informationen zum Schätzen von Projektaufwänden nutzen?  Einerseits möchte man ja nicht zu viel Aufwand in die Schätzung investieren, für den Fall, dass man den Auftrag nicht bekommt aber anderseits auch nicht zu wenig, damit man den Auftrag bekommt! Das bedeutet, mit wenig Aufwand zuverlässig und nachvollziehbar (Achtung: die Nachvollziehbarkeit ist besonders wichtig) Schätzen. Das ganze kling ein wenig wie die Suche nach der Quadratur des Kreises. Nun gibt es viele gängigen Schätzmethoden aber ich möchte diese nicht in meinem Blog wiederholen. Ich möchte in meinem Blog eine Methode vorstellen, mit welcher es möglich mit nur sehr wenig Informationen, in sehr kurzer Zeit, sehr zuverlässige und nachvollziehbare Projektaufwände zu schätzen.  Ich möchte diese Methode vorstellen indem ich eine Geschichte erzähle. Eine Geschichte welche von Enrico Fermi erzählt. Doch zu aller erst; Wer war Enrico Fermi

Wer war Enrico Fermi?

Enrico Fermi war wohl einer der bedeutendsten Physiker des 20. Jahrhunderts. Fermi war der erste, der eine kontrollierte Kernspaltungskettenreaktion zündete und bereits 1942 in Chicago in die  Entwicklung des ersten Atomkraftwerkes vorantrieb. Er war auch an der Entwicklung der ersten Atombombe beteiligt. 1938 erhielt er sogar den Nobelpreis für Physik. Allerdings erkrankte Fermi nach einer Europareise an Magenkrebs, woran er 1954 verstarb. Doch was hat er mit Schätzungen zu tun? Nun, Fermi war bekannt dafür, dass er trotz mangelnder Informationen erstaunlich präzise und nachvollziehbare Abschätzungen liefern konnte. Und wenn ich meine „mangelnde Informationen“ meine ich, dass praktisch keine Daten verfügbar waren. Diese Art zu schätzen wird oft „Fermi-Schätzung“ oder „Fermi-Aufgabe“ genannt. Doch wie sieht diese Vorgehensweise aus? Laut Enrico Fermibesteht die Vorgehensweise in der Nutzung von „Allgemeinbildung“ (man muss also kein Experte sein) und „gesundem Menschenverstand“. Wie geht das? Hier kommt die Geschichte vom Klavierstimmer aus Chicago.

Die Geschichte vom Klavierstimmer aus Chicago

Vorgehensweise

Das Besondere an der Fermin-Schätzmethodik ist, dass weder direkte Erfahrungswerte aus ähnlichen Fragestellungen, noch einem benötigte Daten zur Verfügung stehen. Das was man jedoch recht gut kennt sind die jeweiligen Zusammenhänge im Umfeldder Fragestellung. Diese nutzt man, um auf anderen Wegen zu der Schätzung zu kommen. Doch was für Vorwissen braucht es, um eine gute Schätzung abzugeben? Laut Enrico Fermibraucht man nur „Allgemeinwissen“ und „gesunden Menschenverstand“. Da sich dieses Vorwissen jedoch nicht direkt für die Lösung nutzen lässt, muss man diese so gut es geht durch Teilabschätzungen mithilfe von begründeten Annahmen quantifizieren. Aus diesen Teilabschätzungen lässt sich dann das Gesamtergebnis berechnen. Das Fehlen der Erfahrungswerte für das Gesamtproblem kompensiert sich durch die Erfahrungswerte für Teilprobleme, bzw. jenes Fehlende wird durch Berechnungen und Abschätzungen an den Teilproblemen kompensiert. Klingt kompliziert, ist es aber nicht und das verrückte, es funktioniert erstaunlich gut. Sehr gruselig!

Methodik

Die Methodik hinter der Fermi-Schätzung lässt sich in vier Schritten strukturieren.

  • Fragestellung:Es ist oft gar nicht so einfach, eine sehr präzise Frage 1x zu stellen, da man schon bereits vorher wissen muss, was das Ziel der Antwort beinhaltet.
  • Dekomposition:Das bedeutet, dass das Problem in viele Einzelteile zerlegt werden sollte.
  • Annahmen:Hier können jetzt aufgrund von Erfahrungswerten und Allgemeinwissen quantitative Abschätzungen begründet erstellt werden.
  • Berechnen:Am Ende wird alles bei der Komposition der Teilprobleme zusammengerechnet.

Das Gesamtergebnis ist oft erstaunlich genau (zumindest in der richtigen Größenordnung). Da man die Teilprobleme recht gut kennt (bzw. diese noch weiter zerlegen könnte), sind deren Abschätzungen recht gut und bewegen sich rund um die tatsächlichen Werte. Zudem treten durchweg keine systematischen Fehler auf, sondern es ist wahrscheinlich, dass sich die Abschätzungsfehler zum Teil gegenseitig aufheben – wenn die eine Größe als zu groß geschätzt wurde, wurde eine andere vielleicht als zu klein geschätzt.

Doch genug Theorie. Hier wenden wir systematisch diese Überlegung auf das Beispiel vom Klavierstimmer an.

Fragestellung:

Wie viele Klavierstimmer gibt es in Chicago?

Dekomposition:

  • Dekomposition von Objekten:
    • Bevölkerung
    • Haushalt
    • Klaviere
  • Dekomposition von Funktionalitäten (werte von dem was mit den Objekten gemacht werden muss)
    • Klavierstimmungsfrequenz
    • Klavierstimmungsdauer
    • Klavierstimmungsarbeitszeit

Annahmen:

  • Dekomposition von Objekten:
    • Ungefähr 3 Millionen Leute leben in Chicago.
    • Ungefähr zwei Personen leben durchschnittlich in einem Haushalt
    • Ungefähr in jedem zwanzigsten Haushalt gibt es ein Klavier, das regelmäßig gestimmt wird.
  • Dekomposition von Funktionalitäten
    • Klaviere werden ungefähr einmal pro Jahr gestimmt.
    • Es dauert etwa zwei Stunden, ein Klavier zu stimmen, inklusive Fahrzeit.
    • Ein Klavierstimmer hat einen 8-Stunden-Tag, eine 5-Tage-Woche und arbeitet 40 Wochen pro Jahr.

Berechnen:

Daraus ergibt sich die Zahl der pro Jahr zu stimmenden Klaviere in Chicago:

(3.000.000 Einwohner) / (2 Personen pro Haushalt) × (1 Klavier/20 Haushalte) × (1 Mal Stimmen pro Klavier und Jahr) = 75.000 Klaviere müssen in Chicago pro Jahr gestimmt werden.

Ein Klavierstimmer kann folgende Arbeit bewältigen:

(40 Wochen pro Jahr) × (5 Tage pro Woche) × (8 Stunden pro Tag) / (2 Stunden pro Klavier) = 800 Klaviere kann ein Klavierstimmer pro Jahr stimmen.

Demnach müsste es etwa 100 Klavierstimmer in Chicago geben!

Zusammenfassung

Ich finde, dass das Beispiel mit dem Klavierstimmer ein besonders gutes anschauliches Bespiel für die Anwendung der Fermi-Schätzungsmethode. Ebenfalls wird einem besonders schnell klar, worauf es beim Schätzen ankommt.  Immer darauf, dass man plausibel seine Schätzung begründen kann. Wenn diese logisch, verständlich (was bei Fermi-Schätzungen immer der Fall sein wird, da diese auf gesundem Menschenverstand und Allgemeinbildung beruhen)  und auch noch sauber dokumentiert vorliegen, ist es jenes, was ein Vorgesetzter/Kunde auch hören und sehen möchte. Egal wie diese sich später entscheiden, sie werden deren Entscheidungen von einer plausiblen Grundlage ableiten oder „sich charakterbildend richtigreden“. Dies wirft ein seriöses und integres Bild auf Sie als Projektmanegr, egal wie viele „andere Experten“ deren Abschätzungen abliefern. Ebenfalls ist zu berücksichtigen, dass die Abschätzung mit der Fermi-Methodik immer sehr kurzfristig ohne großen Aufwand in letzter Not erfolgen kann. Sagte ich nicht gruselig! Und man musste keine teuren und langwierigen Marketingumfragen.

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